"김과장, 이거 파일 100개로 쪼개서 메일 좀 보내놔"
지난 포스팅 "VLOOKUP 몰라도 된다! 파일만 던지면 끝나는 Gemini 3 데이터 분석" 편에 많은 관심을 보여주셨다. 매우 감사한 일이면서도 Gemini를 이용해 액셀파일을 분석하고 싶은 분이 많다는 것도 알 수 있었다. 그렇다면 조금 더 나아가보자. 직장에서 엑셀을 다루다 보면 함수만으로는 해결이 안 되는 '단순 반복 노가다' 지점이 반드시 찾아온다.
예를 들어, "이 엑셀 시트에 있는 거래처 100곳의 데이터를 각각 별도의 엑셀 파일로 저장해 줘" 같은 지시를 받았다면? 함수로는 불가능하다. 일일이 복사/붙여넣기를 100번 해야 한다. 이때 필요한 것이 바로 '매크로(VBA)'다. 하지만 우리는 코딩을 모른다. 걱정 마라. 오늘은 제미나이(Gemini)에게 코딩을 시켜서, 복잡한 엑셀 업무를 버튼 하나로 끝내는 '자동화 심화 기술'을 공개한다.
1. 매크로(VBA)? 제미나이가 다 짜줍니다
엑셀 매크로는 엑셀 안에서 작동하는 프로그램 언어(VBA)다. 배우려면 몇 달이 걸리지만, AI에게 시키면 10초면 된다. 우리는 "무엇을 하고 싶은지"만 명확하게 말하면 된다.
상황: 마스터 시트를 부서별로 쪼개기
문제: 하나의 시트에 '영업 1팀'부터 '영업 10팀'까지의 매출 데이터가 섞여 있다. 이걸 팀별로 나누어 10개의 시트로 분리하고 싶다.
해결: 제미나이에게 다음과 같이 프롬프트를 입력한다.
실제 데이터를 넣을 수는 없어서 가상의 Sales data도 Gemini를 통해 만들어서 테스트를 진행하였다. 이 글을 보고 실행할 수 있도록 가상 데이터도 첨부한다. 한번 다운받아서 직접 해보는 것을 추천한다.
프롬프트:
"나는 엑셀 초보야. 현재 시트의 A열에는 '부서명'이 들어있어. 이 A열의 부서명을 기준으로 데이터를 분류해서, 각각 새로운 시트(Sheet)로 생성하는 VBA 매크로 코드를 작성해 줘. 코드를 엑셀 어디에 붙여넣어야 하는지도 초등학생도 알 수 있게 설명해 줘."
결과: 제미나이가 아래와 같은 코드를 짜준다. 우리는 이 외계어 같은 코드를 해석할 필요가 없다. 그저 '복사(Copy Code)'만 하면 된다.
2. 똥손도 가능한 매크로 적용법 (1분 컷)
코드를 받았는데 어디에 넣는지 모르면 무용지물이다. 딱 3단계만 기억하자.
- Alt + F11 누르기: 엑셀을 켜고 이 단축키를 누르면 'VBA 편집기'라는 회색 창이 뜬다. (뭔가 해커가 된 기분이 들 것이다.)
- 코드 붙여넣기: 메뉴에서 [삽입] - [모듈]을 누르고, 제미나이가 준 코드를 그대로 붙여넣기(Ctrl+V) 한다.
- 실행하기 (F5): 키보드의 F5 키를 누르거나 상단의 재생 버튼(▶)을 누른다.
실행 버튼을 누르는 순간, 1시간 동안 복사/붙여넣기 해야 했던 작업이 1초 만에 끝난다. 엑셀 하단에 팀별 시트가 촤라락 생성되는 쾌감을 꼭 느껴보길 바란다.
3. 심화 응용: 지저분한 데이터 정제하기
VLOOKUP으로 해결 안 되는 '더러운 데이터'도 AI로 해결할 수 있다. 예를 들어 주소, 전화번호, 이메일이 한 셀에 뒤섞여 있는 경우다.
상황: A열에 "홍길동 / 010-1234-5678 / 서울시 강남구 / hong@test.com" 같은 데이터가 1,000줄 있다.
프롬프트: "A열에 있는 텍스트 데이터가 불규칙하게 섞여 있어. 여기서 '이메일 주소'만 추출해서 B열에 넣고, '전화번호'만 추출해서 C열에 넣는 엑셀 함수나 VBA 코드를 알려줘."
제미나이는 복잡한 REGEXEXTRACT 함수나 VBA 코드를 제공해 준다. 사람이 눈 빠지게 골라내던 작업을 AI가 대신해 주는 것이다.
4. 필자의 꿀팁: '매크로 사용 통합 문서'로 저장하기
가장 중요한 주의사항이다. 매크로를 사용한 엑셀 파일은 일반 저장(Ctrl+S)을 하면 코드가 다 날아간다. 반드시 '다른 이름으로 저장'을 누르고 파일 형식을 'Excel 매크로 사용 통합 문서(.xlsm)'로 선택해야 한다.
또한, 파일을 다시 열 때 상단에 '콘텐츠 사용'이라는 노란색 보안 경고가 뜨면 버튼을 눌러줘야 매크로가 작동한다.
마무리하며
엑셀의 진짜 힘은 '함수'가 아니라 '자동화'에 있다. 그동안 "코딩을 몰라서" 포기했던 영역을 이제 제미나이가 다리를 놓아주었다. 오늘 소개한 방법을 통해 반복 업무는 AI에게 넘기고, 여러분은 데이터를 통해 인사이트를 발견하는 '진짜 기획'에 집중하시길 바란다.
이전 글에서 다룬 기초 데이터 분석 방법과 오늘 다룬 자동화 기술을 합치면, 엑셀 업무 시간의 90%를 줄일 수 있을 것이다.