"정리는 AI가 할 테니, 당신은 일에만 집중하세요"
지난 포스팅에서는 500페이지짜리 영어 논문도 30초 만에 요약해 주는 제미나이(Gemini) 활용법을 다뤘다. 이제 우리는 AI를 잘 활용하여 읽고 쓰는 스트레스에서는 어느 정도 해방되었다. 하지만 아직도 활용할 수 있는 부분은 많다. 그중에서도 중요도가 높은 부분 중 하나가 바로 '정리(Organizing)'와 '일정 관리(Planning)'다.
여기저기 흩어진 회의 메모, 카톡으로 받은 업무 지시, 머릿속에만 있는 아이디어들... 이것들을 체계적으로 정리하지 않으면 업무 효율성을 기대하기 힘들다. 잘 정리된 서랍장처럼 원하는 정보를 잘 정리해 놓고 언제든지 빠르게 확인하고 적용하는 능력은 일잘러의 기본 소양이다. 특히 기획자들이 메모 앱에 집착하는 이유도 바로 이런 업무 효율성 때문이다.
오늘은 일명 '노션병'이라는 말이 생길 정도로 전 세계 일잘러들의 필수템인 '노션(Notion)'에 AI라는 날개를 달아, MBTI 'P(인식형)' 유형도 파워 'J(계획형)'처럼 일하게 만들어주는 '노션 AI' 실전 활용법을 소개한다.
1. 노션 AI, ChatGPT랑 뭐가 달라요?
많은 분들이 묻는다. "그냥 ChatGPT 쓰면 되지 않나요?"
물론 ChatGPT도 훌륭하지만, 노션 AI의 핵심은 '문맥(Context)'과 '워크스페이스 연동'에 있다. ChatGPT에게 내 프로젝트 내용을 이해시키려면 관련 자료를 일일이 복사해서 붙여넣어야 한다. 하지만 노션 AI는 이미 내 노션 페이지에 있는 모든 글, 표, 데이터베이스를 알고 있다. 별도의 설명 없이도 "이 페이지 내용 요약해서 표로 만들어줘"라고 하면 바로 실행된다. 이것이 업무 효율의 차이를 만든다.
*참고: 노션 AI는 유료 기능이지만, 처음 사용자에게는 테스트해 볼 수 있는 무료 응답 횟수(약 20~40회)를 제공한다. 지금 바로 스페이스바를 눌러 확인해 보자.
2. 실전 활용: 엉망진창 회의록, 3초 만에 정리하기
가장 강력한 기능부터 살펴보자. 정신없이 받아 적은 회의 메모를 깔끔한 '액션 플랜'으로 바꾸는 과정이다.
Step 1. 막 쓴 메모 준비 (Brain Dump)
회의 중에 예쁘게 적으려고 노력할 필요 없다. 아래처럼 키워드 위주로, 오타가 있어도 상관없으니 일단 적어둔다.
[회의 메모 예시]
- 신제품 런칭 이벤트 다음 달 15일로 확정
- 김대리님이 장소 섭외 이번 주까지 하기
- 디자인 시안 A안으로 가기로 함. 근데 컬러 좀 더 밝게 수정 필요
- 예산 500만 원 추가 승인받아야 함 (박팀장님께 보고)
- 인스타 홍보는 런칭 1주일 전부터 시작
Step 2. AI에게 '표'로 정리시키기
텍스트를 드래그하고 'AI에게 요청' 버튼을 누르거나, 빈 줄에서 스페이스바(Space bar)를 누른 뒤 이렇게 입력한다.
프롬프트: "위 회의 내용을 바탕으로 담당자, 마감기한, 할 일(To-Do)이 포함된 표를 만들어줘."
결과: 노션 AI가 문맥을 파악해 김대리, 박팀장 등 담당자를 지정하고, '이번 주까지'라는 말을 구체적인 날짜로 변환하거나 빈칸으로 두어 내가 채울 수 있게 표를 만들어준다. 텍스트가 순식간에 관리 가능한 데이터로 변하는 순간이다.
3. 프로젝트 관리: 'Q&A' 기능으로 내 비서 만들기
노션 AI의 'Q&A' 기능은 내 노션 워크스페이스 전체를 검색 엔진처럼 쓴다. 자료가 방대해질수록 이 기능은 빛을 발한다.
- 상황: "아, 지난번 마케팅 회의 때 A안이랑 B안 중에 뭘로 결정했더라?" (회의록이 수십 개라 찾기 힘듦)
- AI 활용: 노션 우측 하단 AI 버튼(✨)을 누르고 "지난 마케팅 회의 때 디자인 시안 결정된 거 알려줘"라고 묻는다.
- 결과: AI가 해당 회의록 페이지를 찾아내고 "A안으로 결정되었습니다. 단, 컬러를 밝게 수정하기로 했습니다."라고 답변과 함께 출처 페이지 링크를 띄워준다.
4. 필자의 꿀팁: 글쓰기 도우미로 활용하기
프로젝트 관리뿐만 아니라 문서를 작성할 때도 유용하다. 특히 빈 페이지의 공포(Writer's Block)를 없애는 데 탁월하다.
- 톤 앤 매너 변경: 딱딱한 보고서 말투를 "더 친근하게" 혹은 "더 전문적으로" 바꿔달라고 요청할 수 있다.
- 번역: 해외 지사와 협업할 때, 노션 페이지 전체를 드래그해서 "영어로 번역해 줘"라고 하면 레이아웃 깨짐 없이 깔끔하게 번역해 준다.
- 아이디어 브레인스토밍: "신제품 마케팅 카피 10개만 뽑아줘"라고 하면 순식간에 초안을 만들어준다.
마무리하며
노션은 그 자체로도 훌륭한 도구지만, AI를 만났을 때 비로소 '제2의 뇌(Second Brain)'가 된다. 단순히 기록하는 것을 넘어, 기록된 정보를 가공하고 필요한 순간에 꺼내주는 역할을 하기 때문이다. 오늘부터 당장 회의록 정리는 AI에게 맡기고 칼퇴근을 노려보자.
다음 포스팅에서는 바쁜 현대인을 위해 1시간짜리 유튜브 영상을 단 3분 만에 요약해서 보여주는 동영상 요약 AI, 'Lilys(릴리스)'에 대해 알아보겠다.